Syndic de copropriété et dématérialisation des documents
Mardi 09 mai 2023
Depuis le début de l'année 2015, les syndics professionnels ont l'obligation de proposer un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés relatifs à la gestion de l'immeuble ou des lots gérés, à moins qu'une décision contraire de l'assemblée générale prise à la majorité absolue de l'article 25 de la loi du 10 juillet 1965 soit en vigueur. Cette obligation, qui différencie l'accès selon le type de documents mis à disposition des copropriétaires ou des membres du conseil syndical, s'applique à tous les syndics de copropriété.
Notre syndic de copropriété à Nantes respecte scrupuleusement la liste des documents mis à la disposition des copropriétaires dans l'espace dématérialisé sécurisé. Ainsi, les copropriétaires peuvent accéder facilement et en toute sécurité à toutes les informations nécessaires.
Un moyen de faciliter la gestion des immeubles en copropriété
Les gouvernements successifs ont engagé et poursuivi la dématérialisation de la gestion des copropriétés, répondant ainsi aux attentes des copropriétaires qui, dans leur vie quotidienne, ont de plus en plus recours à la communication électronique. Cette démarche présente également des avantages pour les syndics de copropriété, qui bénéficient à la fois d'un gain de temps et d'une réduction de leurs coûts de fonctionnement.
Grâce à la dématérialisation, un syndic peut offrir à chaque copropriétaire un accès en ligne sécurisé et confidentiel. Le partage de l'information devient ainsi fluide entre les gestionnaires, les fournisseurs et les propriétaires.
La dématérialisation profite aux copropriétaires
Grâce à la dématérialisation, les copropriétaires peuvent :
- Communiquer avec le syndic sur des sujets précis.
- Partager les informations importantes.
- Stocker et retrouver facilement les documents.
- Accéder à tout moment et depuis n'importe où à tous les documents importants.
La dématérialisation facilite la gestion administrative pour les syndics de copropriété
La gestion dématérialisée offre la possibilité de prendre en charge l'intégralité de la chaîne de traitement des communications, avec les avantages suivants :
- La gestion de l'ensemble des documents est simplifiée.
- Les documents sont automatiquement classés et archivés.
- Il est facile et rapide de trouver des documents.
- Les contrats, factures, et autres documents peuvent être facilement exportés.
- Le risque de sécurité est réduit.
Ce que dit la loi sur la dématérialisation des échanges en copropriété
D’après la loi, les syndics de copropriété sont autorisés à réaliser des notifications et des mises en demeure par voie électronique. La dématérialisation des échanges peut prendre deux formes :
- Une lettre recommandée électronique ;
- L'utilisation d'un procédé électronique via un prestataire de services de confiance qualifié. Cette solution assure l'intégrité des données, la sécurité des échanges et permet une traçabilité des communications.
Les documents joints à la convocation de l'assemblée générale des copropriétaires doivent être notifiés. Lorsque la copropriété dispose d'un espace en ligne sécurisé, ces documents peuvent être mis à disposition des copropriétaires. Il est donc essentiel de préciser dans la convocation que les documents sont accessibles en ligne et de mentionner la durée de leur mise à disposition.
Quant aux avis d'appels de charges, ils sont habituellement transmis par lettre simple, mais il est également possible de les envoyer par voie électronique ou par message électronique à l'adresse préalablement communiquée par le copropriétaire à cet effet.
Les précautions à prendre pour éviter que la dématérialisation des échanges ne nuise aux copropriétaires
Il est important de prendre en compte les copropriétaires qui n'ont pas accès à Internet lors de la dématérialisation des échanges au sein des copropriétés. En effet, dans ce cas, ces copropriétaires ne pourraient pas consulter les documents relatifs à la gestion de leur copropriété.
Ainsi, le syndic doit obtenir l'accord express du copropriétaire avant de dématérialiser les échanges. De plus, le copropriétaire a légalement le droit de révoquer son consentement à tout moment. De cette manière, les droits des copropriétaires sont protégés.
Si vous êtes à la recherche d'un syndic de copropriété qui respecte les droits et les intérêts des copropriétaires, n'hésitez pas à contacter notre syndic à Nantes !
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